Les directives de gouvernance énoncées ci-dessous ont été adoptées par le conseil d’administration afin que la Société suive les meilleures pratiques en matière de gouvernance. Elles tiennent compte des pratiques ayant cours dans les sociétés ouvertes et de nos obligations envers les assurés, nos sociétés membres et les autorités publiques.

Conseil d’administration

À l’exception du président et chef de la direction, tous les administrateurs sont indépendants de la Société, puisqu’ils n’ont aucun lien important avec la Société ni intérêt dans cette dernière. Le président et chef de la direction est un administrateur non indépendant. À titre de salarié et de membre de la direction, il est lié de façon importante à la Société.

Chaque année, dès son entrée en fonction, le conseil élit son président parmi les administrateurs indépendants.

À chaque séance du conseil et de ses comités, les administrateurs indépendants tiennent une rencontre à huis clos, sans la présence des membres de la direction de la Société.

Le conseil d’administration est chargé de la gouvernance de la Société, de l’établissement de l’orientation stratégique et de la supervision de la gestion des affaires internes et des affaires publiques. Le rôle du conseil d’administration fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le conseil d’administration veille à ce que la Société soit gérée de façon efficace et efficiente, de manière à lui permettre de réaliser sa mission, ses valeurs et sa vision.

Le président du conseil est chargé de diriger les travaux du conseil, en veillant à ce qu’il s’acquitte efficacement de ses responsabilités. Les fonctions du président du conseil font l’objet d’une description écrite, approuvée par le conseil.

Les présidents de comité sont chargés de diriger leur comité respectif et de veiller à ce qu’il s’acquitte efficacement des responsabilités précisées dans son mandat. Les fonctions des présidents de comité font l’objet d’une description écrite, approuvée par le conseil.

Le président et chef de la direction est chargé de guider la Société dans la concrétisation de sa vision, de sa mission, de ses valeurs et de ses objectifs. Les fonctions du président et chef de la direction font l’objet d’une description écrite, approuvée par le conseil.

Les nouveaux administrateurs participent à une séance d’orientation animée par la direction, présentant l’orientation stratégique de la Société et donnant un aperçu de chaque secteur opérationnel.

Tous les administrateurs participent à des séances de formation au cours de l’année. Des exposés y sont présentés sur divers sujets d’actualité pouvant avoir une incidence sur l’orientation stratégique et les activités de la Société.

La Société reçoit de l’information non publique des sociétés membres et des autorités de contrôle. Cette information, de même que l’analyse par Assuris des données sur les sociétés membres, est gardée confidentielle.

Les administrateurs et les employés doivent signer une entente de confidentialité.

Le conseil d’administration a adopté des politiques en matière de confidentialité que doivent respecter tous les administrateurs et les employés de la Société.

Les administrateurs et les employés doivent confirmer chaque année qu’ils ont lu les politiques en matière de confidentialité et qu’ils comprennent bien leurs obligations de confidentialité envers Assuris.

La Société est tenue de maintenir une indépendance par rapport aux sociétés membres pour que les entretiens et les décisions à leur sujet soient exempts de partialité.

Le conseil d’administration a adopté des politiques en matière d’indépendance que doivent respecter tous les administrateurs et les employés de la Société.

Les administrateurs et les employés ne doivent tirer aucun bénéfice personnel de leurs fonctions à Assuris ni de l’information obtenue d’Assuris.

Le conseil d’administration a adopté des politiques en matière de placement dans les sociétés membres afin de s’assurer que les administrateurs et les employés ne puissent utiliser l’information obtenue d’Assuris pour leur bénéfice personnel.

Le conseil d’administration a adopté des politiques concernant les produits courants des sociétés membres destinés aux consommateurs, afin de s’assurer que les administrateurs et les employés ne puissent utiliser l’information obtenue d’Assuris pour leur bénéfice personnel.

Le conseil d’administration a également adopté des politiques en vue d’identifier les apparentés, dans le cas des administrateurs et des employés. Toute opération entre apparentés est divulguée, examinée et déclarée au comité de gouvernance et des candidatures.

Lorsqu’un administrateur se trouve en conflit d’intérêts à l’égard d’une opération ou de toute autre question à l’étude, il est exclu de toutes les discussions et décisions liées à cette question.

Le comité de gouvernance et des candidatures est chargé d’examiner la rémunération des administrateurs. Après consultation avec le comité consultatif de l’industrie, le comité de gouvernance et des candidatures formule ses recommandations au sujet de la rémunération des membres du conseil. Le comité fait appel à des consultants pour s’assurer que la rémunération des administrateurs de la Société correspond aux responsabilités et aux risques qu’ils assument.

Le conseil d’administration doit veiller à réunir des administrateurs ayant les aptitudes, les compétences et l’expérience pertinentes. Chaque année, le conseil recommande à nos membres des candidats susceptibles d’être élus au conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle.

Comités du conseil

Le conseil compte cinq comités : le comité de gestion des risques de l’industrie et de résolution, le comité de communications et de protection, le comité d’audit, le comité de gouvernance et des candidatures, et le comité des ressources humaines. Le mandat de chaque comité fait l’objet d’une description écrite approuvée par le conseil et précisant les responsabilités du comité. Chaque comité revoit annuellement son mandat et le fait approuver par le conseil, qui approuve aussi annuellement la composition du comité.

Le comité de gestion des risques de l’industrie et de résolution est chargé de recommander au conseil d’administration des politiques obligeant la direction :

  • à mettre en place et à maintenir un système de détection des risques d’insolvabilité dans les compagnies d’assurance;
  • à analyser et à planifier les diverses méthodes de résolution;
  • à élaborer des stratégies de résolution et à évaluer la résolvabilité des compagnies sous surveillance;
  • à suivre l’évolution générale de l’économie et à étudier les risques systémiques touchant l’industrie;
  • à militer pour la modification de la législation, de la réglementation, des directives et des normes en vue de mieux protéger les assurés et;
  • à protéger la confidentialité de l’information et à assurer rigoureusement la sécurité des documents à diffusion restreinte.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité de communications et de protection est chargé de recommander au conseil d’administration des politiques obligeant la direction :

  • à maintenir une protection adéquate pour les assurés, tant pour ce qui est du montant que de l’ampleur;
  • à s’assurer que les assurés et les conseillers financiers aient accès à l’information sur Assuris et sa protection par les modes de communication pertinents;
  • à maintenir des politiques adéquates de communication avec les parties prenantes;
  • à entretenir des relations avec les sociétés membres;
  • à entretenir des relations avec les principaux influenceurs du secteur financier et de l’industrie de l’assurance;
  • à entretenir de bonnes relations avec les autres fonds de protection et;
  • à faire pression sur les parties prenantes et les principaux influenceurs afin d’obtenir des protections législatives et réglementaires béton pour les assurés.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité d’audit est chargé de superviser la qualité, la rapidité et l’intégrité de la publication des données financières de la Société, ainsi que de superviser directement le travail des auditeurs indépendants.

Il est aussi chargé de recommander au conseil d’administration des politiques obligeant la direction :

  • à préparer des rapports financiers exacts;
  • à maintenir des contrôles internes appropriés et;
  • à maintenir des méthodes appropriées de gestion des risques.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques.

Tous les membres du comité, formé d’administrateurs indépendants, ont une bonne connaissance du secteur financier. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité de gouvernance et des candidatures est chargé de recommander au conseil d’administration des pratiques de gouvernance pour :

  • assurer que les directives de gouvernance soient conformes avec les normes de gouvernance en constante évolution;
  • planifier la relève de la présidence du conseil;
  • assurer le bon renouvellement du conseil en trouvant des personnes qualifiées ayant les compétences, les aptitudes et l’expérience nécessaires pour siéger au conseil;
  • trouver des candidats ayant les compétences, les aptitudes et l’expérience nécessaires pour être élus au comité consultatif de l’industrie et;
  • veiller à ce que les administrateurs reçoivent une orientation adéquate et suivent une formation continue.

Le comité de gouvernance et des candidatures est formé d’administrateurs indépendants. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le comité des ressources humaines est chargé de recommander au conseil d’administration des politiques obligeant la direction :

  • à recruter, à former et à fidéliser un petit nombre de personnes hautement compétentes qui répondent aux besoins de la Société;
  • à offrir des conditions attrayantes comprenant un travail stimulant, des perspectives d’avancement professionnel intéressantes et des possibilités de perfectionnement;
  • à maintenir un milieu de travail axé sur les résultats et;
  • à maintenir une rémunération et des assurances collectives concurrentielles.

Le comité prodigue des conseils à la direction et informe le conseil d’administration de l’efficacité des pratiques de la direction dans la mise en œuvre des politiques.

Le comité des ressources humaines est formé d’administrateurs indépendants. Il retient les services de consultants pour la vérification de la rémunération des cadres supérieurs, afin de s’assurer qu’elle est adéquate. Le mandat du comité fait l’objet d’une description écrite, approuvée par ce dernier.

Le conseil d’administration évalue les compétences requises pour être un administrateur efficace. Le comité de gouvernance et des candidatures évalue périodiquement la pertinence de ces compétences.

Le conseil d’administration organise chaque année une évaluation par les pairs, en vue de vérifier l’efficacité de chaque administrateur. Un consultant externe compile les résultats pour en assurer la confidentialité. Le président du conseil reçoit un résumé des résultats de chaque administrateur. Chaque administrateur reçoit un résumé de ses propres résultats ainsi que la note moyenne qui est accordée à l’ensemble des membres du conseil. Ces renseignements sont également communiqués au président du conseil, qui discute des résultats globaux avec le conseil et peut rencontrer les administrateurs individuellement pour avoir un entretien sur les résultats de leur évaluation.

Chaque année, le conseil réalise un sondage pour évaluer sa propre efficacité.

Annuellement, chaque comité évalue son rendement à la lumière de son mandat et communique les résultats au conseil d’administration, puis recommande au besoin la modification de son mandat.

Annuellement, le conseil d’administration :

  • évalue le rendement de chaque comité à la lumière du mandat reçu, et approuve toute modification apportée aux mandats;
  • évalue son propre rendement à la lumière de son mandat;
  • évalue son rôle, et approuve au besoin toute modification requise et;
  • reçoit un rapport du comité de gouvernance et des candidatures sur le respect des pratiques convenues.

Nos directives de gouvernance sont conformes à celles proposées par les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) et le Bureau du surintendant des institutions financières.

Le conseil d’administration a adopté des pratiques encadrant l’application de ces directives.

Assuris confirme l’application des directives dans son rapport annuel, communiqué aux sociétés membres.